Logisztikai és beszerzési tréningek
Kraljic mátrix ? Gondolatébresztő egy konferencia előtt

Kraljic mátrix ? Gondolatébresztő egy konferencia előtt

Az MLBKT 2014 novemberi kongresszusának sztárelőadója Peter Kraljic lesz. Cikkünk ennek kapcsán oszt meg információkat, gondolatokat a beszerzési szakma közismert szakértőjének modelljéről.

 

Peter Kraljic nevével szinte minden beszerzési tankönyvben lehet találkozni. Írását, mely 1983-ban (Kraljic, 1983) jelent meg a Harvard Business Review-ban,  ma is sokan olvassák. A cikk címe és a megjelenés helye mutatja, hogy az eredeti cél az volt, hogy a vállalati vezetők figyelmét felhívja a beszerzés stratégiai jelentőségére. Ez az üzenet akkor és egy ilyen elismert fórumon küldve valóban jelentős volt, hiszen a beszerzési szakma elismertsége a 80-as évek elején még általában nem volt jellemző. Ugyanakkor a szerző ismertségét a benne szereplő beszerzés módszertani, logikai struktúra adta meg, mely a mai napig hatóan fogalmazta meg a beszerzési szakma elméleti alapjait, logikai, rendszerezési kereteit. Bár Kraljic úr előadása főként a beszerzés stratégiai szerepére koncentrál majd, mi ebben az írásban,  a beszerzési szakma fejlődésének ívét használva keretül,  a beszerzési portfólió elemzéssel foglalkozunk.

Kraljic-modell Az egyes kategóriák kezelésének eszközei röviden 

  • Stratégiai termékek (nagy kockázat, nagy fontosság) ?  a kockázat kezelése kulcsfontosságú, gyakori megoldás a partnerkapcsolat kialakítása a beszállítóval, beszállító fejlesztés, kereslettervezés
  •  Befolyásolható termékek (fontosak, sok beszállító, jól specifikálható termékek) ? leggyakoribb eszköz a versenyeztetés
  •  Szűk keresztmetszeti termékek (kis értékű, de nagy kockázatú termékek) ? egyszerű eszközökkel kockázatkezelés, az ellátás biztosítása
  •  Rutin termékek (kis érték, alacsony kockázat) ? a folyamatok hatékonyságának biztosítása, informatikai támogatás

A beszerzési szakma régen felismert sajátossága az, hogy a beszerzendő anyagokat és szolgáltatásokat nem lehet egyformán kezelni. Bizonyos beszerzendő termékek és szituációk merőben eltérő kezelést kívánnak. Az azonos vagy hasonló eszközökkel kezelhető beszerzendő termékek csoportjainak kialakítását, az ezt szolgáló metódust szokás, a beszerzésben beszerzési portfólió menedzsmentnek nevezni. Az, hogy hogyan is lehetne homogén csoportokat kialakítani, miben különbözzön ezeknek a kezelése, az jelentősen változott az elmúlt évtizedek alatt.

 

A hagyományos portfólió elemzési módszerek a beszerzésben

A hagyományos portfólió elemzési módszerek közül az egyik legismertebb Farris és társainak (1967) modellje, mely a marketing irodalomban több évtizeden keresztül általánosan használt keretül szolgált a beszerzés gondolkodási logikájának leírására. Ez a modell a beszerzéseket a rendelkezésre álló tapasztalat függvényében osztályozza és lényegében három csoportot hoz létre:

  • a teljesen új beszerzéseknél új a termék (nem áll rendelkezésre specifikáció), s nem ismert a beszállító,
  • a módosított újrabeszerzésnél vagy a beszállító vagy a termék új,
  • az egyszerű újrabeszerzésnél pedig lényegében nincs változás a specifikációban és van beszállítónk a termékre vagy szolgáltatásra.

Egy másik hagyományos módszer, mely a beszerzésben is jól használható, az ABC elemzés. A Pareto elv logikája a beszerzett termékek és a beszállítók csoportosítására is jól alkalmazható, és a beszerzett volumenek alapján kialakíthatóak a csoportok. A nagyobb beszerzett volument jelentő csoportokat (A, B) másképp kezeljük, mint a kisértékűeket (C csoport).

Ezek (és a velük egyidőben kialakított más, hasonló módszerek) közös sajátossága, hogy egyszerű a besorolás, s a szempontok elsősorban a vállalaton belüli szempontokra fókuszálnak. Nem foglalkoznak ezek a módszerek a vállalaton kívüli körülményekkel, azaz a piaccal, a piacon jelenlévő beszállítók esetleges csoportosításának szempontrendszerével, így nem nyújtanak segítséget a beszerzési munka eszközrendszerének ezen külső szempontokhoz való igazításában sem.

A Kraljic mátrix 

Peter Kraljic 1983-as írása alapvető újdonságokat hozott. Jelen cikk keretei nem teszik lehetővé az eredeti írás gondolatgazdag tartalmának teljes ismertetését. Összefoglaló jelleggel azonban 3 olyan elemre szeretnénk felhívni a figyelmet, melyek szakmai újdonságukkal lényegesen gazdagították a beszerzési szakma tudását.

  1. A beszerzendő termékek kategóriába sorolásának faktorait (szempontjait) lényegében összetett menedzsmenttudást igénylő tényezőkként határozta meg. Az egyik a beszerzés fontossága a vállalat számára, ami értelmezhető a termék hozzáadott értéke, a teljes költségen belüli aránya, bonyolultsága vagy a profithatása szempontjából. A másik faktor a beszerzési piac komplexitása, amit jellemez a piac monopol vagy akár versengő volta, a technológia jellege, a piacra lépési korlátok, a logisztika költségei vagy annak komplexitása. Ezzel lényegében kiegyensúlyozottan beépíti a külső és belső szempontokat az értékelésbe.
  2. A létrejövő kategóriákhoz hozzárendeli az azokkal kapcsolatos fontosabb beszerzési eszközöket és nézőpontokat, a szükséges információkat és a javasolt szervezeti döntési szinteket. Ezzel nagyon komoly támpontot ad a beszerzési gyakorlat fejlesztéséhez, az egyes csoportok hatékony kezeléséhez, s felhívja a figyelmet arra, hogy az egyes beszerzések kezelésének, a róluk szóló döntéseknek eltérő szervezeti szinten érdemes történnie.
  3. A cikk felhívja a figyelmet arra, hogy nem elegendő a beszerzett termékkel kapcsolatos információkat rendszerezni. Fontos felmérni a vevő és a beszállító közötti erőviszonyokat, lényegében a kapcsolat sajátosságait. Azért is fontos ez, mert egy adott termék két beszállítója esetében a kapcsolat az egyes beszállítókkal eltérő jellegű lehet, azaz az alkalmazott módszereket eszerint is differenciálni kell.

 

Kraljic 1983-as írásának újdonságait tehát röviden a következőkben foglalhatjuk össze:

a/ A beszerzés stratégiai szerepét kiemelve felhívja a figyelmet a beszerzéseket érintő összetettebb menedzsment kritériumokra.

b/ Figyelembe veszi a beszállítói dimenziót, vagyis a piacot.

c/ Segít a különböző beszerzési szituációkhoz a megfelelő eszközök (módszerek) kiválasztásában.

d/ Felhívja a figyelmet a beszerzési kérdések szervezeti szintek szerinti strukturálására.

Kraljic mátrix az oktatásban

A Kraljic mátrix megjelenése után számos kritikát kapott. Sok írás foglalkozott a továbbfejlesztésével. Az oktatásba a beszerzési szakma 90-es években történt szélesebb körű fejlődésével került be. Lényegében minden jelentősebb beszerzési tananyagban szerepel. Ugyanakkor jellemző az, hogy az eltelt évtizedek kritikái, fejlesztő jellegű publikációi hatására a tananyagok ritkán veszik át pontosan az 1983-as cikk eredeti koncepcióját.

Itthon az MLBKT és a BCE tananyagában sem az eredeti mátrix szerepel. Nemzetközi irodalmak alapján (ezek között nagy súlya volt Arjan van Weele írásainak, a CIPS és az ITC tananyagainak) a Kraljic mátrixot egy módosított változatban használjuk, hiszen egy sokkal frissebb és szélesebb szakirodalmi háttérre támaszkodhatunk a gyakorlati alkalmazást támogatni szándékozó oktatásban.

A módosítás egyik eleme, hogy a beszerzés fontosságát elsősorban a költségeken belüli súllyal mérjük. (Lényegében, amire többet költünk az nagy valószínűséggel fontos.) Ez a módosítás egyértelműbbé teszi a besorolást. Ez azért lényeges, mert a gyakorlatban a nagyszámú vásárolt termék besorolását egyszerűsíti. Segít az eszközrendszer egyértelműsítésében is: másként kezeljük azt, ami azért fontos, mert sokat költünk rá (így kis %-os megtakarítás is nagy értéket jelent) és másként azt, ami azért fontos, mert a kis érték ellenére a hiánya komoly károkat okoz. Nyilvánvalóan más az elérendő cél és a szükséges eszköz is.

A módosítás másik eleme, hogy a beszerzési piac komplexitása helyett a kockázatot használjuk csoportképzési faktorként. Ennek oka, hogy a Kraljic által használt piaci komplexitás nem írja le azoknak a nehézségeknek a körét, amelyet egy beszerzőnek kezelnie kell. Így például sokszor nem a beszállító, hanem a belső igénylési folyamatok hektikussága vagy a pontatlan specifikáció jelent problémát. De a tágabb gazdasági környezet is komoly kihívásokat okozhat (árfolyamingadozás, árak változékonysága, szabályozási környezet alakulása, természeti katasztrófák okozta ellátási problémák, stb.). Bár a kockázat így egy nagyon összetett kritériummá válik, mégis úgy éreztük egy portfólió elemzési modellbe ezeket érdemes beépíteni. Ezeknek a kockázatoknak az azonosítása sokat segíthet az eszközök helyes megválasztásában.

Kraljic mátrix a gyakorlatban

Bár a ?beszerzési szakma  bibliájaként? emlegetjük a Kraljic  mátrixot, meglepő módon nem elterjedt annak tudatos használata. Sokszor találkozunk olyan frappáns kijelentésekkel, hogy ?a hosszú távú szerződésekkel jó árakat lehet elérni?, vagy olyannal, miszerint ?minél nagyobb a beszerzett volumen, annál jobb árakat lehet elérni?.  Akitől ilyen kijelentéseket hallunk, nem él  igazán a Kraljic mátrix adta gondolkodással és az ebből adódó lehetőségekkel. Kevés vállalatnál találkozunk még ma is a Kraljic mátrixra épülő kategória-beszerzési-koncepcióval. Pedig egy, a kategóriák elemzésére épülő, annak üzleti/piaci/technológiai sajátosságait tudatosan figyelembe vevő eszközrendszer segítene eredményeket elérni és megkímélne a csalódásoktól is.

Összefoglalás

Szeretnénk néhány olyan gondolatot megosztani, mely talán a kongresszus szekcióiban is előkerül, s gyakorlati szempontból az alkalmazás kisebb ?nagyobb gátját jelenti.

a/ Egy nagyvállalat beszerzett termékeinek teljes áttekintése igen komoly feladat. Kevés olyan ismert vállalati példa van, ahol az ezzel kapcsolatos gyakorlatokat lehetne megismerni.

b/ Komoly eltéréseket okozhat az értékelésben az, hogy a terméket vagy a beszállítót helyezzük az értékelés középpontjába. Ez azt jelenti, hogy a gyakorlatban az eltérést kezelni kell.

c/ Az egyes gazdasági kultúrák eltérő reakcióival is érdemes számolni. Pl. egy ázsiai beszállítót értékelhetek-e hasonlóan?

Zárásként egy gondolatébresztő: a portfólió elemzési módszerek alkalmazásának a beszerzési szituációk értékelése, és az alkalmazott beszerzési eszközök strukturálása mellett,  jelentős szerepe van a beszerzés vállalaton belüli belső kommunikációjának javításában, így ehhez is eszköz lehet a Kraljic-mátrix.

 

Az MLBKT 2014-es kongresszusának sztárelőadója november 12-én Peter Kraljic. Előadásának címe: The impact of the purchasing function to the competitiveness of the company, azaz A beszerzési funkció vállalati versenyképességre gyakorolt hatása. Az előadást követően, a Beszerzés ?Kraljic után? című szekció három előadása a beszerzés mai szerepét, megítélését járja körül a főbb érintettek, a gazdasági vezetés, a termelés, mint a legfőbb igénylő  és a beszállító szemszögéből. A csütörtöki nap első beszerzési szekciójának előadásai a Kraljic mátrix kockázat szempontjához kapcsolódnak. Hogyan értelmezi a kockázatkezelést a beszerző és a pénzügyi szakember? Milyen kockázatokat kell és érdemes kezelni a monopol, illetve nem monopol helyzetű beszállítók esetében? Ki az, akinek komoly szerepe van a beszállítói kockázatok kezelésében? A beszerzés eszközrendszere is folyamatosan fejlődik. A csütörtöki második beszerzési szekció ezt a kérdéskört tárgyalja majd. Érdemes lehet megismerni a Kraljic mátrix alkalmazásával kapcsolatos gyakorlati tapasztalatokat, vagy akár a közösségi média beszerzésben való felhasználásának lehetőségeit és más innovatív beszerzési megoldásokat.
regisztráció

Hivatkozások

Faris, C.W., Robinson, P.J. and Wind, Y., (1967): Industrial Buying and Creative Marketing, Allyn & Bacon, Boston.

Kraljic, P. (1983): Purchasing must become supply management, Harvard Business Review, September/October, pp. 109-117

 

 Vörösmarty Gyöngyi, Gábor Zsolt, Werle Zoltán

 

 

Adjon visszajelzést!