Logisztikai és beszerzési tréningek
Az MLBKT 17. kongresszusán kerekasztal-beszélgetést szervezünk a beszerzés és a logisztika kapcsolatáról. Előzetesként közreadjuk a Logisztikai Híradó e témában megjelent cikkeit, és olvasóink hozzászólásait is várjuk!

Vitafórum a beszerzés és a logisztika kapcsolatáról – Baranyi Béla vitaindítója

Az MLBKT 17. kongresszusán kerekasztal-beszélgetést szervezünk a beszerzés és a logisztika kapcsolatáról. Előzetesként közreadjuk a Logisztikai Híradó e témában megjelent cikkeit, és olvasóink hozzászólásait is várjuk!

Az MLBKT szakmai lapjában, a Logisztikai Híradó júniusi számában jelent meg Baranyi Béla vitaindító cikke a beszerzés és a logisztika egymáshoz való viszonyáról.

Most honlapunkon is közreadjuk a cikket azzal a nem titkolt szándékkal, hogy hozzászólásokra ösztönözzük az olvasókat.

Hozzászólását a cikkek végén található űrlap segítségével küldheti be!

Baranyi Béla: Határtalan beszerzés

?A beszerzés a logisztika egy speciális szakterülete.? ? ez a mondat Kiss Péter MLBKT elnöktől hangzott el a ?Határtalan logisztika? címmel 2008-ban megrendezett kongresszus nyitó plenáris ülésén. Valószínűleg sokan átsiklottak a megállapítás felett, hiszen egy logisztikai, beszerzési és készletezési társaságban sokunk számára természetes a három szakterület kölcsönhatása és átfedése. No de, egy ilyen matematikai értelemben vett befoglaló részhalmaz-képzés már meglepett. Mintha a beszerzés ?határtalanul? és teljes egészében olvadna bele a logisztikába. Szóvá is tettem, hogy néhányan erről másképpen gondolkodunk, és jó lenne egy tartalmas szakmai vitát rendezni a kérdéskörről 2009. tavaszán. Elnökünk erre rá is bólintott. Mint kezdeményező, kötelességemnek érzem, hogy a szakmai vita előkészítéséhez hozzájáruljak néhány vitaindító gondolattal.

Mielőtt hozzáfogtam az íráshoz, öt kérdést tettem fel néhány beszerző kollégámnak.

  1. A beszerzés és a logisztika két külön szakma? Miért igen, miért nem?
  2. A beszerzőnek és a logisztikusnak milyen eltérő kompetenciákra van szüksége? Azonos kompetenciák esetén milyen mértékű az eltérés?
  3. Az anyagbeszerző és az operatív beszerző melyik szakterülethez tartozik inkább, a beszerzésihez, vagy a logisztikaihoz?
  4. Mi a véleményed a következő gondolatról: Az elmúlt 10 évben lezajlott a ?beszerzés forradalma?. Ma már a beszerzés a költések kontrolljáról szól és beépült az üzleti stratégiába.
  5. A beszerzésre több terület is szemet vetett a vállalatok életében. Szerinted melyik területhez kapcsolódva szolgálhatja a legeredményesebben a vállalati stratégiát: az alaptevékenység részeként, a pénzügy-controlling részeként, a logisztika részeként, más szakterület részeként, vagy önálló területként?

A kérdésekre küldött rendkívül színes válaszokért hálás köszönettel tartozom kollégáimnak és a Beszerzési Vezetők klubtagjainak, akik gondolataikkal hozzájárultak cikkem megírásához.

A beszerzés feladatai a vállalati működésben

A beszerzés az igénylő folyamatok elejéhez, a tervezési és előkészítési fázishoz kapcsolódik. A logisztika a végrehajtási fázisban kap kritikus szerepet. A beszerzés akkor adja át a stafétabotot a logisztikának, amikor a felek aláírják a szerződést és a szerződés alapján elkezdenek termelni, végrehajtani.

A beszerzés gyakran kap olyan feladatokat, amelyek megoldása a vállalat életében stratégiai szerepet játszik: például olcsóbb beszerzési források felkutatásával hozzájárulni a nyereséghez, kiszervezési kezdeményezéseket támogatni beszerzési forrásokkal, vagy szállítók erőfölényét átalakítani partneri együttműködéssé az alaptevékenység számára. A logisztikának inkább kritikus, mint stratégiai kérdéseket kell kezelnie: például a lehető legalacsonyabb készletszint mellett biztosítani az anyagokat éppen időben, a megfelelő helyen.

A félreértések elkerülése érdekében meg kell különböztessük egymástól a stratégiai és az operatív beszerzést. Az angol nyelvben számos kifejezés található, amit magyarul csak beszerzésnek fordítunk, legfeljebb jelzőket teszünk elé, mint például stratégiai, vagy operatív. Amikor arról beszélnek, hogy a beszerzés része a logisztikának, akkor sok vállalati szakember tulajdonképpen operatív tevékenységet – lehívást, beérkeztetést, anyagátvételt, készlettervezést, esetleg egyszerű vásárlást – ért alatta. Ez valóban lehet a logisztika része. Ugyanakkor a stratégiai beszerzői feladatok valahol az anyavállalatnál vannak stratégiai szinten. Ez a stratégiai beszerzés azonban elkülönül a logisztikától. Tudatosítani kell tehát az operatív és a stratégiai beszerzés közötti tartalmi különbséget még akkor is, ha a stratégiai és az operatív beszerzés olykor nagyszerűen kiegészítik egymást, annak érdekében, hogy az igénylőnek megfelelő szolgáltatást nyújtsanak.

A beszerzéssel szemben sok, néha egymásnak ellentmondó elvárás (ár, minőség, határidő, működő tőke stb.) fogalmazódik meg a különböző szakterületek részéről, melyek között meg kell teremteni az összhangot ill. az optimumot. A beszerzés akkor tud sikeresen működni, ha független az alaptevékenység végrehajtási szintjétől és meg van a kellő vezetői támogatottsága a vállalaton belül, különben túlhangsúlyossá válhat egy-egy elvárás. Ennek megfelelően elképzelhető a beszerzés önálló szakterületként, a logisztika részeként, vagy akár a pénzügy részeként is.

Ma még a beszerzést többnyire a vállalaton, vállalatcsoporton belül találjuk. Mint szellemi tőke igényes tevékenység könnyen illeszthető a vállalat stratégiai funkciói közé. A logisztika azonban számos szabványos szolgáltatást nyújt a több vállalatot is átfogó ellátási lánc számára. Ehhez tőkeigényes infrastruktúrára van szüksége a raktárak, a flotta és az informatika területén. A szabványos elemek lehetősége és a magas tőkelekötés kényszere indított el egy széles körben elterjedt kiszervezési hullámot Magyarországon az ezredfordulón. A logisztikát tehát már sok esetben a vállalaton, vállalatcsoporton kívül találjuk.

A beszerzővel szemben támasztott humán követelmények

Az ellátási láncban a beszerzés a szoftver, a logisztika pedig a hardver. A beszerzők irodai szolgáltatást, tanácsadást nyújtanak az igénylők számára. Létrehozzák azokat a szerződéseket, amelyek rögzítik a vállalat és a szállító közötti működési feltételeket. Ezzel szemben a logisztika optimalizálja és koordinálja az anyagáramlást, de nem csak kívülről szemlélve azt, hanem készletezi, szállítja és meg is fogja az anyagot.

A beszerző inkább tanácsadó, mint végrehajtó. A beszerző javaslatokat ad az igénylőnek már az igénylési folyamat kezdetén. Lényegesen befolyásolja az igény tartalmát szállító-elemzéssel, piackutatással. A beszerző elkíséri az igénylőt az igény megszületésétől a szerződés megkötéséig. A logisztikus feladata a szerződés megkötése után kezdődik: ő alakítja át a száraz dokumentumot élő anyagárammá. Az igénylő elképzelésének tartalmát már nem alakítja úgy, mint a beszerző, de a szerződés alapján megrendelt igényt elhelyezi a térben és az időben.

A beszerzőnek kapcsolatot kell tartania az Igénylővel, a jogászokkal, a pénzüggyel, a ?közbeszerzéssel?, vagyis a jog egy speciális területével is. Egy jó beszerző agilis, tárgyalóképes, rendelkezik alapvető jogi ismeretekkel, a közbeszerzés területén otthonosan mozog, alapvető pénzügyi ismeretekkel rendelkezik. Szükséges, hogy legalább átfogó szinten ismerje a konkrét beszerzési piac ?szakmáját?. Ez a képessége minőségi szerepet játszhat a jó specifikáció összeállításában és a sikeres beszerzési eljárás lefolytatásában.

Gyakran keresett beszerzői kompetenciák: projektvezetés, tárgyalástechnika, nyelvismeret, csapatmunka, ügyfélközpontúság, szabályzó szerep, technológia és anyagismeret. Leginkább keresett logisztikusi kompetenciák: szervező képesség, elemző képesség, pontosság (adminisztráció) ügyfélközpontúság. A szerződéses jogban a beszerzőnek kell jobban otthon lennie, az INCOTERMS Paritásokat egyformán kell érteniük, az anyagmozgatás-követés kérdését pedig a logisztikusnak kell jobban átlátnia. A beszerzőnek nyitottnak kell lennie a beszerzési piacok változásaira, a vállalat igényeinek módosulásaira. A logiszikusnak alapos ismeretekkel kell rendelkeznie a raktározásról, a fuvarozásról, a vámkezelésről és rutinosan kell alkalmaznia a szabványos megoldásokat. Vagyis két teljesen különböző végzettségű és kompetenciájú embert szoktunk keresni beszerzőnek és logisztikusnak. Persze vannak hasonló kompetenciák, de többnyire eltérő hangsúllyal.

A beszerzés a logisztikától elhatárolható külön szakma

Két közeli, de mégis külön szakma: mások az ügyfelei, mások a szükséges szakmai ismeretek, mások a mérőszámai, mások a IT eszközök. Gondoljunk egy informatikai szoftver beszerzésére, ahol a beszállító teljesít (leszállít, beállít, beüzemel, bevezet), és közben a logisztikát ez egyáltalán nem érinti. A beszerzés nem csak az alaptevékenység számára szerez be alapanyagot. Például egy bank esetében a takarítási vagy az őrzés-védelmi szolgáltatás beszerzése komoly feladat. A beszerzési tárgy ráadásul sehogy sem integrálódik termelési folyamathoz, vagy logisztikai rendszerbe.

Ha a beszerzést iránya alapján kategorizáljuk, akkor közvetlen termelési célú direkt beszerzésről, vagy nem termelési célú indirekt beszerzésekről beszélünk. A beszerzés és a logisztika közötti szorosabb az együttműködés a direkt beszerzés esetében, mint az indirekt beszerzés során. A nem termelési célú beszerzés esetén a beszerzéssel együttműködő partnerek között ritkán találjuk meg a logisztikát. Az indirekt területen tehát a beszerzés a logisztikától világosan elhatárolható szakma.

Az elmúlt két évtizedben lezajlott a ?beszerzés forradalma?. A világban megjelent a beszerzés értékteremtő része, a stratégiai beszerzés, és természetesen tovább fejlődött a beszerzés végrehajtó része, nevezetesen az operatív beszerzés. A 20 év viszont nem volt elegendő arra, hogy önálló fogalmi keret alakuljon ki magyar nyelven a stratégiai beszerzésre. Ma a beszerzési szakma lefedésére leginkább a ?sourcing” szó alkalmas, de még az angolszász ?bölcsőben” is időről időre felmerül a vita, hogy ?purchasing” vagy ?procurement”. Mi okozta a beszerzés felemelkedését? Elsőként a globalizáció, mert újabb és újabb távoli földrajzi pontokon vált elérhetővé olcsóbb forrás. Másodsorban a tevékenységek kiszervezése (outsourcing), mivel világossá vált, hogy a gyártási és működési folyamatok többségét nagy mennyiségben hatékonyabban és olcsóbban lehet előállítani. Harmadsorban az, hogy a közgazdaságtan győzedelmeskedett a mérnöki tudományok felett, vagyis hogy az üzleti életben a pénz fontosabbá vált, mint a gyártástechnológiákhoz szükséges mérnöki problémamegoldó erő ? melynek hatásaként a felső vezetés korábbi mérnökökből álló csapata lecserélődött közgazdászokra. Mindez oda vezetett, hogy a stratégiai beszerzés a legmagasabb szintekre emelkedett, és felzárkózott a közgazdászok csapatához. A stratégiai beszerzés tovább fog emelkedni a vállalati ranglétrán, mivel ma még csak az előhírnöke ért fel a C szintre. A beszerzési szakma fejlődése nem áll meg a jövőben sem. A fejlődés fókusza valahol a gazdasági és a menedzsmentdöntések körül fog kicsúcsosodni erős kiadás kontrolling tartalommal.

Már ma is elmondható, hogy a beszerzés jórészt a költések kontrolljáról szól és beépült az üzleti stratégiába. A tudományok fejlődésével együtt a szakmák is fejlődnek, és ez által specializálódnak, bizonyos részterületek szétválnak. A mai modern értelemben vett logisztika viszonylag fiatal tudomány, annak ellenére, hogy az ellátási terület különböző formái mindig is léteztek a hadseregben, a vállalatokban és a társadalomban. A stratégiai beszerzés a logisztikából fejlődött ki az elmúlt évtizedekben. A beszerzésben ma már a hangsúly az új beszerzési források felkutatásán, vállalati részterületek kiszervezésén, regionális beszerzési együttműködések kialakításán és a szállítói kapcsolatok menedzselésén van, amelyek sokkal inkább tapadnak a vállalati stratégiához, mint a logisztika funkcionális területéhez. Más tudományoknál már korábban megtörtént a részterületek kiválása, így az ma már természetes számunkra. Például a XIX. század végén a villamosság gyakorlati hasznosításának lehetőségével gépészmérnökök foglalkoztak, mert olyan gépek alkotására volt szükség, amelyek az erőforrásokat villamos energiává alakítja át és fordítva. Később a XX. század közepén már elindult a villamosmérnökök képzése, mivel addigra annyi új és egyre bonyolultabb megoldás született , hogy az már önálló szakmát kívánt. Ugyanígy a XX. század utolsó felében villamosmérnökök foglalkoztak tömegesen informatikával, ami mostanra szintén önálló szakterületté vált.  Ma egy erőmű építése, vagy üzemeltetése során gépész, villamos és informatikai szakemberek dolgoznak együtt és fel sem merül, hogy valamelyik szakma részhalmaza lenne a másiknak. Így lesz ez a beszerzés és a logisztika viszonyában is.

Adjon visszajelzést!