Logisztikai és beszerzési tréningek
Bár a törvényalkotási folyamat az elmúlt hónapokban többször is új fordulatot vett, a jelenlegi állás szerint januártól kötelező az elektronikus közbeszerzés. Ezért minden egyes közbeszerzés alá tartozó szervezetnek fel kell készülnie arra, hogy hogyan fogja közbeszerzési folyamatait elektronikus útra terelni.

Januártól kötelező az eletronikus közbeszerzés

Bár a törvényalkotási folyamat az elmúlt hónapokban többször is új fordulatot vett, a jelenlegi állás szerint a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény 2010. január 1.-től kötelezővé teszi hogy elektronikus közbeszerzést folytassanak le a közbeszerzés alá tartozó intézmények közösségi eljárásrendben, 2010. július elsejétől pedig a nemzeti eljárásrendben.

Mi az elektronkus közbeszerzés?

Az elektronikus közbeszerzés a legegyszerűbb és a legkézenfekvőbb definíció szerint a közbeszerzési eljárási cselekmények során elektronikus eszközök alkalmazását jelenti.

Jogszabályi értelmezésében az elektronikus közbeszerzés ?a Kbt. szerinti közbeszerzési eljárásnak a Kbt.-ben és e rendeletben foglaltak szerinti elektronikus út igénybevételével történő megvalósítása?.

Milyen lehetőségek vannak elektronikus közbeszerzés lebonyolítására?

A gyakorlat nyelvére lefordítva az intézményeknek két lehetősége van elektronikus közbeszerzést lebonyolítani a jogszabályi keretek között:

  • Saját megoldással úgy, hogy az a jogszabályok minden előírásának megfelel, és az üzemeltetés vonatkozásában is teljesíti a feltételeket (közszolgáltatók esetében, ahol vegyesen vannak versenypiaci és közbeszerzési eljárások nehézségbe ütközhet az anyacég rendszerének használata a közbeszerzési eljárásoknál, mivel a feltételek teljes mértékű teljesítése időigényes, nem gazdaságos, illetve bizonyos funkcionalitások lefejlesztése korlátokba ütközhet).A saját megoldásnál további nehézséget és költséget jelent az Állami Elektronikus Kézbesítési Szolgáltatóhoz való csatlakozás, valamint a titkosított kommunikáció megoldása is.
  • Elektronikus közbeszerzési szolgáltatók megoldásait alkalmazva, szolgáltatás formájában (talán ez utóbbi megoldás kockázatmentesebb és költségkímélőbb alternatívának tűnhet, vagy esetleg átmeneti megoldás is lehet).

A technológia (megoldás) választásánál figyelembe veendő szempontok

Az elektronikus közbeszerzési megoldásnál a közbeszerzési eljárásokban elektronikusan gyakorolható eljárási cselekményeknél a tendereztetési szakaszra koncentrálva a megoldásnak lehetőség szerint a következő általános funkcionalitásokkal kell rendelkeznie:

  • Legyen képes jelszókezelési rend kialakítására, felhasználói és technikai jogosultság legyen teljesen testreszabható,
  • Tudjon szabványos interface-szel kommunikálni különböző rendszerekkel
  • Az előzetes ajánlatkérés kommunikációjának dokumentálását támogassa (ez szükséges lehet ajánlatbekéréshez, ugyanakkor meg kell felelni a Kbt. előírásainak)
  • Legyen legalább két nyelvű (magyar, angol) a külföldi ajánlattevők lehetősége miatt
  • Az ajánlatkérési folyamatot teljes körűen támogassa
  • Varázsló alapú eljáráskiírással bírjon
  • Az eljárást kiválóan tudja dokumentálni
  • Egyedien paraméterezhető ajánlatkérést lehessen végezni
  • Beszerzési tudás intézményen belüli megőrzését biztosítsa (tudásbázis építés és újrahasznosítás)
  • Tematikus sablonok kezelését (Nyilatkozatok, Felolvasólap stb.) összeállítását alapból támogassa
  • Felhasználóbarát, könnyen elsajátítható kezelői felülete legyen
  • Szerződés előkészítés, a tendereztetés folyamata során kialakult specifikáció automatikus nyomtatását biztosítsa
  • Eljárás-menedzsmentet támogassa
  • Erős titkosítással és hozzáférés-kezeléssel bírjon
  • Résztvevői ajánlatok titkosítása, majd feloldását tudja
  • Online és offline ajánlatadást is lehetővé tegyen
  • Igény szerint elektronikus aláírás, smart card olvasók implementálhatók legyenek
  • Eljáráskövetés idősíkon áttekinthető legyen, és legyenek automatikus e-mail figyelmeztetések és kapcsolattartás (SMS értesítéssel bővíthetően)
  • Komplex, sok szempontos és sok résztvevős ajánlatok összeállítását támogassa
  • Papír és hibrid alapú eljárásokat is támogasson, papír alapú eljárások utólagos értékelésére is alkalmas legyen
  • Ajánlatkérés belső jóváhagyatása megoldott legyen
  • Az eljárás dokumentumainak teljes körű kezelését, valamint az ajánlatkérői kérdések-válaszok kezelését biztosítsa
  • Magyar jogszabályokra specializálódott, azokat rugalmasan kövesse
  • Intézményen belüli a kiértékelést támogassa
  • Legyen valós döntéstámogató eszköz az ajánlatok összeméréséhez és a teljes elemzéshez
  • Flexibilis riportolással és jegyzőkönyvkészítéssel bírjon
  • Különböző értékelési algoritmusok használatát támogassa
  • Törvényi közzétételi kötelezettség teljesítése, így biztosítva a publikus adatokhoz való hozzáférést
  • Egy rendszeren belül a különböző közbeszerzési eljárások egyes típusai párhuzamosan futtathatóak legyenek
  • Támogassa a gyors, kis értékű közbeszerzéseket, alkalmas legyen tömeges eljárások kezelésére éppúgy, mint bonyolult eljárások egyedi kezelésére.

Szolgáltató választásnál figyelembe veendő szempontok

Mivel a közbeszerzési eljárásokban számos jogi feltételnek kell megfelelni, célszerű olyan szolgáltatót választani, aki nem okoz kockázatot az ajánlatkérőnek és akivel megfelelő hosszú távú kapcsolat alakítható ki. Problémamentesen és professzionálisan végzi a szolgáltatást, az irat-, és dokumentum megőrzés előírások miatt is. A jogszabályi előírásoknak való megfelelés önmagában még kevés, hiszen néhány, frissen alakult cég is próbál ezen a területen szolgáltatást nyújtani, ugyanakkor a (későbbi) nem megfelelőség kockázatát mindig mérlegelni kell.

Felsorolunk egy-két fontos szempontot, melyeket a kiválasztásnál megfelelő súllyal (súlyozással) kell számba venni:

  • Stabil, eredményes és jól működő céget válasszunk, ne vállaljuk fel,hogy egy gyenge lábakon álló ?garázscéggel? kötünk megállapodást, nézzük meg a pénzügyi eredményeit (növekszik, vagy csökken, hasonlítsuk össze más szolgáltatóéval), nézzük meg mióta vannak a hazai piacon.
  • Referenciákat tekintsünk át, kérjük be az ügyfélként jelölt szervezetek, vállalatok által adott referenciákat. Legjobbak a banki referenciák, mivel a bankbiztonsági és IT követelményeknek való megfelelés megfelelő garanciát jelent.
  • Ellenőrizzük le, hogy rendelkezik-e megfelelő létszámmal (legjobb ismét mérlegadatokra és nem kinyilatkozásokra támaszkodni) a szolgáltatás folyamatos biztosítására, a szolgáltatásnál a helyettesíthetőség.
  • Nézzük meg a szolgáltató irodai környezetét, látogassuk meg a szolgáltatót, auditáljuk le. A professzionális színvonalú környezet biztosítékot jelenthet a szolgáltatás minőségére is.
  • Keressünk rá a szolgáltatóra az interneten és nézzük meg milyen szakmai cikkek, stb. jelentek meg róla.
  • Nézzük meg a honlapját, hogy mennyire professzionális.
  • Nézzük meg, hogy a szolgáltatónak van-e más beszerzéssel kapcsolatos technológiai megoldása. Az olyan társaságoknak, akiknek több ilyen megoldása van nagy valószínűséggel magasabb szakmai (beszerzési és IT) kompetenciákkal bír.
  • Nézzük meg milyen szakmai szövetségeknek tagjai (ez is egyfajta garanciát jelenthet)
  • Ismerjük meg az alkalmazottak és a vezetők szakmai múltját és felkészültségét.
  • Válasszunk olyan céget, amely az informatikai szolgáltatás mellett összetett közbeszerzési feladatok elvégzésére is képes. Így nem csak technikai, hanem megbízható szakmai segítségnyújtást kaphatunk az eljárásaink során. Legjobb erre olyan szolgáltatót választani, amely maga is közbeszerzési tanácsadó.
  • Lehetőség szerint legyen sok közbeszerzési árlejtési referenciája (257/2007 Korm. rendelet szerinti szolgáltató), ne csak aukció
  • Amennyiben KSZF keretmegállapodással rendelkezik szintén plusz pontot jelenthet.

Forrás: Electool Hungary Kft.

További információ kérhető:

Lukács Katalin
Electool Hungary Kft.
H-1139 Budapest, Váci út 91.
E-mail: lukacs.katalin@electool.com
Telefon: +36 (20) 539 9903

Adjon visszajelzést!