Magyar Logisztikai, Beszerzési és Készletezési Társaság A Magyar Logisztikai, Beszerzési és Készletezési Társaság portálja Egy vállalat alapvető célja ?fogyasztói igények kielégítése nyereség elérése mellett?. A beszerzés folyamata is nagyban hozzájárul a vállalat működési hatékonyságához, hiszen hatással van a végső termék/szolgáltatás minőségére és elérhetőségére, így közvetve a nyereségességre. A beszerző célja, hogy a logisztika feladata (5M, 7M, 9M) minél alacsonyabb költségek mellett teljesüljön. A szállító pedig hosszú távú, stabil együttműködésre törekszik az ügyfeleivel annak érdekében, hogy minél kiszámíthatóbb, előre tervezhető folyamatokkal tudjon számolni.
A beszerzési tevékenység költségelemeket képvisel, amely több részből tevődik össze: beszerzési ár, adminisztratív költségek (emberi erőforrás, papír alapú számlák, stb.), valamint a késésből, hiányból, az áru rossz minőségéből fakadó többletköltségek. Pedig profit nem csak a bevételek növelésével jöhet létre ? ami ebben a változékony gazdasági helyzetben amúgy is nehezen kiszámítható ?, hanem a költségek csökkentésével is ugyanezt a hatást érhetjük el. Azt mindenki belátja, hogy az elektronikus beszerzésben költségcsökkentő lehetőségek rejlenek. A vállalatok nagy része mégsem tudja kihasználni ezeket az előnyöket. Sok cég van, amely a beszerzés stratégiai szakaszában ugyan nagy előnyöket ér el, de az operatív kivitelezésben ezeket el is veszíti.
A hagyományos beszerzés során a megfelelő beszállítók megkeresése sok cég számára bonyolult és időigényes folyamat ? főleg ott, ahol nincs dedikált beszerzési osztály ?, így csak kevés partnerrel állnak kapcsolatban. Ez kiszolgáltatottá teszi őket, hiszen amikor a szerződött partner emeli árait, változtat a rendelési mennyiségeken, más fuvarozóval szerződik, esetleg kilép a piacról, akkor a vevője, aki nagymértékben rá van utalva, hirtelen megfelelő beszállító nélkül maradhat. Fontosak ugyan a stabil, együttműködő kapcsolatok, de egy tudatos vállalat nem engedheti meg magának, hogy lemondjon a széles beszállítói kör előnyéről.
Az egymásra utaltság problémája természetesen a beszállítókra is jellemző.
Az online B2B beszerzési rendszerek legnagyobb előnyét az adja, hogy egyazon rendszerben szállítók és vásárlók széles tömege érhető el. Minél több vállalat csatlakozik hozzá, annál nagyobb előnnyel jár, hiszen ? idő- és energiaigényes keresés nélkül ? sok potenciális beszállítóra tesz szert a vevő, és sok lehetséges vevőre a beszállító. Mindezt anélkül, hogy újabb informatikai és számlázási rendszereket kellene kialakítaniuk minden egyes partner megjelenésével, hiszen a működési platformot a rendszer üzemeltetője biztosítja. Több szállító megléte alacsonyabb beszerzési árakat vonhat magával, hiszen kiválasztható az, amelyik az adott árut tekintve a legjobb árakkal dolgozik, ill. versenyeztetéssel egyébként is csökkenő árakat figyelhetünk meg. Az Amerikában már működő Ariba beszerzési rendszer tanúsága alapján az alacsonyabb beszerzési árak 2-12%-os költségmegtakarítást biztosítanak. A rendszer lehetőséget ad arra is, hogy a vevő megtartsa korábbi ? már bizonyított ? beszállítóit, de emellett nem zárja ki a váltás lehetőségét sem.
Nem csak a beszerzési árak csökkentése fontos a vevők számára. Sok esetben az adminisztratív költségek is nagy hányadot tehetnek ki a teljes beszerzési költségből. Közös beszerzési rendszer használatával ezek 30-50%-kal csökkenthetők, hiszen a rendszer biztosítja az automatikus egyeztetési lehetőséget szállító és vevő között, folyamatos online kapcsolaton keresztül. Az elektronikus dokumentumcsere (rendelés visszaigazolás, számla, stb.) jelentősen csökkenti az adminisztrációs folyamatokban rejlő hibalehetőségeket. A kiállított e-számlák automatikusan kerülhetnek a könyveléshez, valamint a beszállítóhoz, így biztosítva a kiszámítható pénzáramlást és a tervezhetőséget mindkét fél számára.
Miért éri meg csatlakozniuk a beszállítóknak?
Az alacsonyabb árak ellenére a beszállítóknak is megéri csatlakozni a rendszerhez, hiszen az ő költségeik is csökkenthetők azáltal, hogy sokkal kevesebbet kell költeniük marketingre, hiszen a rendszerben több vevőt érhetnek el, mint bármely hagyományos csatornán keresztül, ráadásul az informatikai költségeiket is csökkenthetik a már említett közös platformmal. Emellett a rendszer lehetővé teszi, hogy a termék, ill. szolgáltatás közvetlenül az előállító és a vevő között áramoljon. Mivel a közvetítők (kis- és nagykereskedők) kihagyhatók a rendszerből, a vevő úgy is alacsonyabb beszerzési árakkal szembesülhet, hogy a szállítónak nem kell csökkentenie korábbi árait.
A rendszert tehát úgy kell elképzelni, mint egy nagy együttműködő közösséget. Az Egyesült Államokban ez a módszer már meglehetősen elterjedt (pl. az Ariba Networknek 300 000 tagja van), míg hazánkban egyelőre egyáltalán nem jellemző ez a fajta együttműködés. Pedig az előnyök itthon is éppúgy kihasználhatók, mint az USA-ban.
Konkrét példa: DirectNet Beszerzési Rendszer az Autóker Logisztikai Kft-nél
A DirectNet Beszerzési Rendszert és a szervereket az Autóker Logisztikai Kft. üzemelteti, így azoknak, akik igénybe veszik a szolgáltatást, nem szükséges nagy kezdeti beruházást eszközölniük, hiszen az informatikai támogatás az ún. ?cloud computing?, ?Software as a Service? technológiára épül. A felhasználó webböngészőjén keresztül érheti el a rendszert.
Azzal, hogy a szállítónak és vevőnek nem szükséges ugyanolyan szoftverrel rendelkezniük, akár 70%-kal is csökkenthetők a működési költségek. Emellett egyéb tényezők is hatnak a költségeikre: minél tovább tart egy áru beérkezése, annál több időt ? és ezzel pénzt ? veszteget el mind a beszállító, mind a vevő. Az online, együttműködő rendelésfeladással, és a valós idejű ellenőrzés lehetőségével azonban a rendelési ciklusidő is csökkenthető. Ráadásul az elektronikus dokumentálással elért alacsonyabb papírfelhasználás nem csak környezetbarát, hanem kisebb hibalehetőséget is jelent, valamint kevesebb elvesztegetett munkaidőt, amit a papír alapú dokumentumok elektronikus berögzítése okoz.
A DirectNet Beszerzési Rendszer nyitott szabványokra épül (cxml, UNSPSC, punchout), így képes együttműködni más szabványosított vállalati szoftverekkel (Ariba, SAP, Oracle, stb.), illetve korszerű szállítói (punchout funkcióval rendelkező) webportálokkal. Ezek a szabványosított funkciók eddig csak a legnagyobb vállalatok számára voltak elérhetők, hiszen beszerzésük és működtetésük magas költséggel jár. A DirectNet rendszeren keresztül azonban már a kisebb vállalkozások is elérhetik előnyeit. A rendszer kezelése annyira egyszerű, mint a hagyományos B2C webáruházak, mégis sokkal összetettebb a mögötte álló bázis. Professzionális kezelési lehetőséget biztosít a beszerzőknek hostolt katalógusokkal, punchout store-okon keresztül, illetve UNSPSC kódrendszerrel. De lehetőség van a szabadszavas keresésre is. A beszállítókról, ill. a termékekről elérhetők referenciák, illetve a vevő is értékelheti azokat korábbi együttműködések alapján.
A DirectNet Beszerzési Rendszer lehetőséget biztosít vevőinek arra, hogy különböző szervezeti egységek képviselői férjenek hozzá a felülethez. Így több osztály is fel tud adni megrendelést, kihasználva a méretgazdaságosságot, illetve a nagytételre adott kedvezményeket. Később elemezhetők a kiadások költségviselő és költséghely szerint is, így kideríthető hogy melyik részleg mennyit költött egy adott időszakon belül, ezzel pedig megakadályozhatók vagy szankcionálhatók a túlköltekezések. Lehetőség van arra is, hogy a feladott rendelések egy olyan emberhez kerüljenek, akinek jóvá kell hagynia ezt, mielőtt a szállítóhoz eljut az igény. Ezt a jóváhagyási kérelmet a vezető e-mailben kapja meg.
Tekintettel arra, hogy az Autóker Logisztikai Kft. a DirectNet Beszerzési Rendszeren túl raktár-logisztikai és disztribúciós szolgáltatásokat is nyújt, igény szerint azt is biztosítja, hogy méretgazdaságosan, alacsony költségek mellett lebonyolítja a szállítást, illetve raktározást.
Felhasznált irodalom: ?Collaborative Commerce for Dummies ? Ariba Special Edition?, 2011, Wiley Publishing, Inc.
