Logisztikai és beszerzési tréningek
Biztos ismeri a mesét a rút kiskacsáról... Ma otthon a közbeszerzés a rút kiskacsa. Állampolgáraink többségének pedig az az érdeke, hogy a közbeszerzés felnőve a valós igényekhez, végre kikerüljön rút kiskacsa szerepéből. Találja meg valós funkcióját, helyét a szervezetekben és a világ jól prosperáló, többnyire magántulajdonban lévő cégei hatékony működéséhez nélkülözhetetlen beszerzéséhez hasonló, megbecsült ?hattyúvá? alakuljon át.

Hogyan takarítsunk meg évi százmilliárdot?

(köz)beszerzés – a sirály, a róka és a hattyú

Horváth Ferenc, a 2008-as Év Beszerzési Menedzsere2011. augusztus 19-én délután van. Közel két hónapja vagyok Londonban, most a Regent?s Parkban ülök egy padon a Queen Mary?s Gardenben lévő tavak mellett. Megálltam egy kicsit… figyelem a csendes, itt megszokottnak mondható péntek délutánt. Kiegyensúlyozottnak tűnő, az otthoninál jobban öltözött helyiek és turisták sétálnak mindenfelé. Nincs tömeg, szabad padot is könnyen találtam. Jó itt! Kellemes csend van, nézem ahogy az enyhe szél borzolja a tó vizét, miközben a mellettem lévő fűzfa felől, jellegzetes hangját hallatva egy sirály érkezett az ezt zokon vevő vadkacsák közé. Süt a nap. 22-23 fok lehet. Azon gondolkozom, hogy vajon hány árnyalata lehet a zöld színnek és próbálom befogadni a látványt a kert 30.000 ezer tő rózsájával, a rókával, amivel majd 20 másodpercig néztünk farkasszemet mielőtt úgy döntött, hogy eltűnik a szemünk elől, az előttem lévő tóparti nádassal, a mindenféle bokrokkal és az 50-150 éves fákkal.
Nem ez az első, ami itt a természetes mindennapok része és ami otthon nincs. Pedig lehetne! Meggyőződésem, hogy ez elsősorban és jelentős mértékben nem pénzkérdés. Mellesleg angol órán kellene lennem a közeli Camden Townban, de úgy döntöttem, hogy ellógom a mai napot és végre elkezdem írni cikksorozatunk bevezetőjét.

A sorozat közös megírását nyár elején vetettem fel volt kolléganőimnek és beszerzési vezető kollégáknak. Személy szerint az elmúlt 10 év közbeszerzéssel kapcsolatos tapasztalatai, a tenni és jobb irányba változtatni akarás és egyik első főnökömtől átvett felelősséggel kapcsolatos gondolatok késztetnek írásra. Tőle egyebek mellett azt tanultam, hogy az ?élettől kapott? lehetőségekhez több értelemben vett felelősség is tartozik. Az egyik ilyen a fenntartható jövőt szem előtt tartó, pozícióhoz, munkakörhöz, társadalmi szerephez tartozó kötelezettség.

A tervezett cikksorozat közvetlen előzményének tekinthető az idén májusban az Indexen és szakmai oldalakon publikált ?Hogyan takarítsunk meg évi százmilliárdot? ? (köz)beszerzés a jogszabályon túl…? című írásom, melyet az érdeklődő ma is megtalál az Index Pénz beszél rovatában és az MLBKT Beszerzési Vezetők Klubjának honlapján.

A májusban leírtak lényege az alábbiakban foglalható össze. A közbeszerzést a hazai mainstreamtől eltérően, nem önálló és főként nem jogi tudománynak, hanem a beszerzési szakma egy nagyon fontos részének tekintjük. Azt gondoljuk, hogy ennek megfelelően szabályozását és lehetséges munkafolyamatait a beszerzés korszerű módszereire kell építeni.

Álláspontunk szerint az elmúlt években a közbeszerzési szférában a beszerzés stratégiai hozzáadott értéke – az erős jogi hatás és a gyakran torzult jogalkalmazás következményeként – nem érvényesült kellőképpen. Tavasszal leírt véleményünk szerint beszerzésszakmai és piaci ismeretek hiánya, a szervezetek tervezési, szervezési és szabályozási hiányosságai, valamint a gyenge informatikai háttértámogatás gátolták leginkább a költséghatékony közbeszerzési gyakorlat kiépülését.

Akkor szándékosan kerültem, most a fentiek mellett megemlítem a korrupciót és a rengeteg féle, esetenként méltányolható, általában elutasítandó egyéni, szervezeti és egyéb érdeket is. Tapasztalatból tudom, hogy érintettség esetén ezek alapjában határozzák meg mozgásterünket, lehetőségeinket és ez által a beszerzési munka hatékonyságát. A két témakörrel azonban ez a cikksorozat sem foglalkozik. Egyrészt azért nem, mert ezekre a jelenségekre, a beszerzési szakma nem tud átfogó megoldást kínálni. Másrészt azért nem, mert ha közbeszerző kollégáink többsége rendelkezne a hatékony munkavégzéshez szükséges beszerzésszakmai tudással és gyakorlattal, ha rendszerezett és elérhető módon rendelkezésére állnának piaci és egyéb információk és ha megfelelő lenne a munkafolyamatok informatikai támogatása, akkor kevesebb lenne a lehetősége a visszaélésre hajlamos egyéneknek és csoportoknak is.

Az elmúlt évtizedek gazdaságpolitikája nehéz örökség a jelen és a jövő generációinak. A közpénz felhasználásának jelentős hatékonyságjavulását a nagy rendszerek többször beharangozott, ésszerű átalakításával lehetne elérni, ami szervezési, kommunikációs és politikai feladat, de ez az átalakítás a beszerzésekre közvetlen hatással csak bizonyos idő elteltével lesz. Ennél lényegesen kisebb politikai és egyéb kockázata van a közpénzből finanszírozott költések racionalizálásának – költéseink ésszerűsítése önmagában is jelentős megtakarításokhoz vezetne, ráadásul belátható időn belül.

Ismételve a korábban írottakat: stratégiai gondolkozással, megfelelő szervezéssel, felelős erőforrás-gazdálkodással, naprakész szaktudással, korszerű beszerzési módszerek és eszközök alkalmazásával, valamint az ezt támogató szabályozási környezettel nemzetgazdasági szinten százmilliárdos megtakarítás érhető el!

Az elmúlt 10 évben több fórumon volt alkalmam beszélgetni a közpénzek költéséről. Kivétel nélkül minden beszélgetést kritikai hangnem jellemzett, és egyetértés volt abban, hogy a rendszer teljesítménye jelentősen javítható. Sajnos ezek a beszélgetések többnyire a kritika megfogalmazásával és nem megoldási javaslatok kidolgozásával érnek véget.

Az Országgyűlés 2011. július 11-én elfogadta az új közbeszerzési törvényt. Májusban azt írtam, hogy a mindenkori törvény csak egy keret, melyet szervezeti szinten testre kell szabni. Aki olvasta az új normaszöveget, tudja, hogy ez az állítás méginkább igaz a közelmúltban elfogadott jogszabályra. Ezzel együtt, a törvény érdeme a hozzávetőleges rugalmasság. Helyesen kialakított szervezeti szintű szabályozás, kellő felkészültség és jól megválasztott eszközök alkalmazása esetén, a korábbinál nagyobb mozgásteret és hatékonyabb munkavégzés lehetőségét adja a közbeszerzőnek. A kívánt eredmények viszont nem elérhetőek naprakész beszerzésszakmai és piaci ismeretek, valamint megfelelő információs és informatikai támogatás nélkül. Ezek sajnos egyelőre jellemzően továbbra is hiányoznak a hazai közbeszerzési mindennapokból.

Cikksorozatunk reményünk szerint gondolatébresztő, iránymutatás és a napi munkavégzés során is jól használható megoldásokat kínáló eszköztár lesz a közbeszerzésben dolgozók és az azzal érintett döntéshozók számára. Rendszeres napi elfoglaltságaink mellett 4-6 hetes rendszerességgel tudjuk vállalni a témakörök, néhány oldalas közbeszerzésorientált kifejtését. Gondolatébresztőinkben saját elképzelésünk mellett a relevánsnak tartott szakirodalomra és az általunk ismert közbeszerzési környezetben is használható korszerű gyakorlatokra támaszkodunk. Nyáron lefoglaltuk a www.kozbeszsuli.hu domaint, mely oldal ősztől lehetőséget ad arra, hogy az egyes témákhoz kapcsolódóan felhasználható segédanyagokat (beszerzési szabályzat minta, költéselemzési alaptábla, piackutatási adatlap, beszerzés teljesítményével kapcsolatos mutatók gyűjteménye, szerződésminták stb.) töltsünk fel az internetre. A webhely idővel akár közös tudásbázissá is válhat, de ez már nem csak rajtunk múlik. Mi a témák nézőpontunk szerinti feldolgozását és a nem üzleti vállalkozásként létrehozandó oldal két-három éves fenntartását tudjuk vállalni. Beszerzésszakmai kontrollt követően témáinkkal kapcsolatosan szívesen felrakunk az oldalra bármilyen anyagot, linket, ami a közbeszerzési kultúra céljainkkal összhangban lévő fejlesztését támogatja.

Tervezett témaköreink az alábbiak:

  1. (köz)beszerzési szabályzat
  2. tervezés
  3. piac és piackutatás
  4. adatbázisok és információs rendszerek
  5. (köz)beszerzési eljárások előkészítése
  6. beszerzési eljárásokat támogató eszközök
  7. ajánlatok értékelése és az értékelési szempontrendszer
  8. a beszerzés szervezeti kapcsolatai
  9. kapcsolat a meglévő és a potenciális szállítókkal – beszállítómenedzsment
  10. szerződés
  11. beszerzői teljesítmény mérése
  12. teljesítés monitoring, szállítóértékelés

Kedves Olvasó! Látott már hattyút vízről felszállni? Csodálatos látvány!

    Ma otthon a közbeszerzés a rút kiskacsa. Biztos ismeri a mesét a rút kiskacsáról… Ma otthon a közbeszerzés a rút kiskacsa. Állampolgáraink többségének pedig az az érdeke, hogy a közbeszerzés felnőve a valós igényekhez, végre kikerüljön rút kiskacsa szerepéből. Találja meg valós funkcióját, helyét a szervezetekben és a világ jól prosperáló, többnyire magántulajdonban lévő cégei hatékony működéséhez nélkülözhetetlen beszerzéséhez hasonló, megbecsült ?hattyúvá? alakuljon át.

    Ismerek jó kezdeményezéseket, láttam ilyet az MNB-nél, ilyen a Magyar Közút operatív beszerzést támogató katalógusrendszere, előremutató a MÁV cégek központosításra, kategória menedzsmentre és elektronikus automatizálásra irányuló törekvése. A korszerű ismeretek elterjesztésében a képzés sokat segíthetne. A jó példák között tudom említeni az MLBKT Beszerzési Vezetők Klubja Beszerzési ABC tréningjét, a Corvinus Egyetem beszerzési menedzsment posztgraduális képzését és a BKIK ingyenes közbeszerzési tárgyú rendezvényeit. A tömegek részére elérhető közbeszerzési referens képzés tananyagából viszont a mai napig épp a beszerzés szakmai ismeretek oktatása hiányzik, pedig az lenne az alap!

    Bárki bármit mond, jövőnk Önön és rajtunk is múlik…. ha munkánknak köszönhetően a következő években látnánk felnőni és a barnás-szürkés pihék helyett fehér színt ölteni a hattyút, akkor idővel látnánk repülni is!

    Ha mást akarunk hagyni gyermekeinkre, mit amikkel mostanában mi küzdünk, vagy esetleg majd évek múlva mi is szeretnénk korszerű tömegközlekedést, magyar nyugdíjat és megfel
    elő egészségügyi ellátást otthon, akkor nagyon itt lenne az ideje változtatni az évtizedes rosszúl működő megközelítéseken… Amúgy ha nem bántják őket, ha élhető és kiszámítható a környezetük, a hattyúk megélnek ám Budapesten és az országban máshol is! Ha majd otthon is látjuk a ma nem létező park, ma nem meglévő taváról felszállni őket, akkor majd egyre kevesebben, egyre kevesebb dologról gondoljuk azt, hogy Londonban, Párizsban, Zürichben, Bécsben van, otthon meg sajnos nincs, pedig igazából lehetne…

    Érdeklődésükben bízva, szeptember második felében szervezeti szintű, beszerzési-közbeszerzési szabályozással kapcsolatos konkrétumokkal folytatjuk.

    Horváth Ferenc
    London, 2011. augusztus

    Adjon visszajelzést!