Logisztikai és beszerzési tréningek
Hatékonyságnövelés meetingeken

Hatékonyságnövelés meetingeken

A 30 perces kihívás, avagy így csökkentsd a meetingeken töltött időd

 

Miért az egyórás meetingek számítanak standardnak? Nem csoda, hogy a Zoom a 40 percnél hosszabb beszélgetésekért számol fel díjat. Hajtsd a csapatod keményebben, tedd őket produktívabbá, és tegyél gyorsabban innovációt az asztalra. Segítünk.

Heti 44 óra, átlagosan ennyi időt töltött meetingeken egy cégvezető a koronavírus-járvány előtt, vagyis ideje 72 százalékában megbeszéléseken ült, és ezek legalább egy órán át tartottak. A Harvard Egyetem felmérése szerint mindeközben az IT-menedzsere 35 órát meetingelt, viszont ő közben ideje 85 százalékában emaileket küldözgetett. Mindez persze változott a járvány alatt: vezetőknek azóta még több megbeszélésük van.

Mindebben a legrosszabb az – írja az amerikai Forbes –, hogy a konkrét meeting idején túl ugyanúgy időt vesz el az előkészítő feladataival, az utófeladatokkal, és az úgynevezett átkapcsolási idővel. Az átkapcsolási idő nem más, mint azok a percek, amelyek alatt újra elmélyedünk a munkában egy megszakítás után. Átlagosan 15 percbe kerül újra produktívvá válni egy szünet után, és legalább fél órába telik tovább gördíteni egy ügyet, vagy döntést hozni azzal kapcsolatban.

A meetingek, a megcsörrenő telefon, a beérkező üzenetek mind megszakításnak számítanak, és fragmentálják az időt. Két óra munkából átlagosan valójában egy jelent aktív munkavégzést és koncentrációt.

Az, hogy egy vezető hogyan menedzseli az idejét, hogyan priorizál és hogyan kommunikál, jellemzi az ő vezetői stílusát. A siker kulcsa, hogy el tudja-e dönteni, kik azok, akiknek tényleg részt kell venniük egy megbeszélésen, és elérje, hogy ők a témára fókuszáljanak.

A produktivitás fejlesztése

A termékgyártásban jellemző, hogy minden munkanap adott időpontjában rövid, 15 perces megbeszéléseket tartanak, általában állva, a munkaterületen, bármiféle felhajtás nélkül. Alapvető dolgokat beszélnek meg: mi történt tegnap, milyen problémák merültek fel, és mi a feladat ma. Ha további megbeszélnivaló akad, akkor az már kizárólag az érintettek körében, ülve, egy alkalmas szobában történhet meg.

Vezetőként, vagy egy megbeszélés felelőseként a te feladatod, hogy előkészítsd a meetingek ütemtervét. Ha az a megbeszélés periodikus, kövesd mindig ugyanazt a menetrendet. Például így: a projektek állása, esetleges akadályok, segítség. Erre minden résztvevő fel tud majd készülni.

A résztvevők köre

Egy HBR-kutatás szerint az elköteleződés annál inkább csökken, minél nagyobb csoport vesz részt egy megbeszélésen. Az egyének annál produktívabbak és lelkesebbek, minél több időt tölthetnek a megbeszélésre való felkészüléssel, és minél kevesebbet a tényleges részvétellel.

Minimalizáld a résztvevők számát. Gondolj Jeff Bezos két pizzás szabályára: nem több, mint 6-8 fő. Ezzel a résztvevőktől fokozottabb figyelmet, a részt nem vevőktől pedig nagyobb produktivitást remélhetsz.

Néhány vállalat, például az 500 főt foglalkoztató francia FAVI nyilvános meetingeket tart, amelyeken bárki részt vehet. Vezetőként adj alkalmazottaidnak, beosztottjaidnak lehetőséget arra, hogy eldöntsék, mely megbeszéléseken vesznek részt és hogyan (online vagy offline). Biztasd a munkatársakat, növeld önbizalmukat, önfegyelmüket, igyekezz számukra olyan biztonságos környezetet teremteni, amelyben nem félnek elmondani véleményüket.

A fókusz

Ha a gyűlések túl hosszúak és laposak, ha az ütemterv nem egyértelmű, könnyen lehet, hogy a résztvevők emailezni és csetelni kezdenek közben (ne adj isten, passziánszozni). Ez az időpocsékolás legrosszabb fajtája, mert így sem a beszélgetésre, sem az üzenetekre nem tudnak igazán figyelni. Fogd rövidre és érdekesre, tartsd erős kézben a beszélgetés menetét. Használj online vagy vizuális megoldásokat a figyelem megtartásához, kérj gyakran visszajelzést, tégy felelőssé egyes szereplőket például a jegyzetelésért.

Hogy mérsékeld az idő széttagololódását, a megszakításokkal elvesztegetett időt, tedd egymást mellé a megbeszéléseket a nap folyamán.

A 30 perces kihívás

Ha a legutóbbi unalmas megbeszélésedre gondolsz, biztosan rájössz, hogy jöttek be plusz témák az utolsó percekben. Néhányan túl sokat beszéltek, mások meg sem szólaltak. A nehezebb kérdések megvitatása elhúzódott, mert nem mindenki készült fel rájuk, vagy mert nem állt rendelkezésre elegendő információ. Valójában az egészet le lehetett volna rendezni 30 perc alatt.

Miért az egyórás meetingek számítanak standardnak? Nem csoda, hogy a Zoom a 40 percnél hosszabb beszélgetésekért számol fel díjat. Hajtsd a csapatod keményebben, és tegyél gyorsabban eredményt az asztalra. Állíts fel új, félórás sztenderdet a fenti tanácsok betartása mellett, és visszakapod az időd 50 százalékát. Aztán élvezd!

(forbes)

Adjon visszajelzést!