Automatizálással a hatékonyságért

Automatizálással a hatékonyságért

Az Év Beszerzési Csapata

 

Mitől lesz sikeres a beszerzési csapat? A Bosch csoport indirekt beszerzési szervezetének példája azt mutatja, hogy leginkább attól, ha minél hatékonyabban és egyszerűbben, a lehető legtöbb folyamatot automatizálva tudja kiszolgálni belső ügyfeleit, ezzel is segítve a céget az üzleti tervek megvalósításában.

A Bosch csoportnál sem hanyagolható el az indirekt, vagyis a működést támogató eszközök és szolgáltatások beszerzése. Egyrészt, ez teszi ki a vállalat beszerzési költéseinek nagyjából egyharmadát, másrészt olyan stratégiai fontosságúnak nevezhető területek tartoznak ide, mint a beruházások, a gépek és alkatrészek, az informatikai infrastruktúra, a teljes logisztikai szolgáltatási kör, a létesítményüzemeltetés, a munkaerőbérlés, a tanácsadás vagy az oktatás – sorolja indirekt beszerzési kategóriamenedzsere.

Mindenki a maga feladatát
A vállalat indirekt beszerzési szervezete és az általa követett folyamatok óriási változáson mentek keresztül az utóbbi tíz évben. Kezdetben a magyarországi tagvállalatok, telephelyek beszerzési egységei önállóan, egymással nem egyeztetve végezték munkájukat, és ennek során minden területtel foglalkoztak, az írószertől a gépjárműveken át a beruházásokig. Később a beszerzési terület a telephelyektől függetlenül működő szolgáltató egységgé alakult át. A vállalat központi beszerzési szervezete (amely a Bosch Global Business Services része) az egyes országokban működő egységeivel jól szabályozott folyamatokkal, földrajzilag bár elkülönülve, de mégis egységes csapatként, ugyanazon célok elérésén dolgoznak.
Ebben a munkamegosztásban a kategóriákra lebontott nemzetközi stratégiák, célmeghatározások a vállalat központjából érkeznek, ott végzik a folyamatok koordinációját és a keretfeltételek meghatározását. A stratégiai célokat viszont már a helyi csapatok ültetik át konkrét projektekre, szerződésekre, beszerzésekre, nemegyszer több országot átfogó regionális szinten. Minden kategóriában dolgozunk regionális szerződéseken, de az informatika vagy éppen a szállítmányozás két olyan terület, ahol hosszabb múltra tekintenek már vissza ezek a szerződések, említ két példát Móritz Péter.
Az átalakulás egy másik iránya a stratégiai és az operatív beszerzés szétválasztása volt. Az előbbinél összpontosulnak a beszerzés összetettebb értékteremtő folyamatai: stratégiaalkotás, beszállítók kiválasztása, menedzsmentje és értékelése vagy a szerződések kezelése, azaz a hangsúly a stratégiai folyamatokon, a versenyeztetéshez kötődő tevékenységeken van. Az operatív beszerzés foglalkozik mindazzal, ami ezen túlmutat, vagyis jellemzően az adminisztratív, rutinszerűen ismétlődő feladatok tartoznak ebbe a körbe.

Önkiszolgáló ügyfelek
A szervezeti felépítés mellett a folyamatokat és az azokat támogató eszközöket is úgy alakították ki, hogy lehetővé tegyék a sztenderdizált, „gyári jellegű” működést. Ennek egyik legjobb példáját a belső igénylők számára kifejlesztett önkiszolgáló megoldások jelentik. A stratégiai beszerzésen meghatározzák, hogy melyek azok az anyag- és szolgáltatási területek, valamint értékhatárok, ahol nincs szükség tranzakciónként a beszerzés bevonására.
Ilyen esetekben a stratégiai beszerzők gondoskodnak a termékek, szolgáltatások mögötti ármegállapodásokról, szerződésekről, majd azokat elektronikus katalóguson keresztül elérhetővé teszik az igénylésre felhatalmazott munkatársak számára. A belső ügyfelek aztán ebből a katalógusból maguk választhatják ki, hogy mit és milyen mennyiségben szeretnének megrendelni. Az egyszerűsített engedélyezési folyamatot
követően a megrendelés automatikusan és elektronikusan jut el a szállítóhoz.

 

A teljes cikk megjelent az MLBKT által kiadott Logisztikai Híradó áprilisi számában. A cikk és a teljes kiadvány csak tagjainknak és megrendelőinknek elérhető.

Ha csak ez a lapszám érdekli, kérjük írjon a logisztika@logisztika.hu címre.

Adjon visszajelzést!